Prise de rendez-vous en ligne pour un atelier de réparation
Pour prendre des rendez-vous en ligne, vous activez la réservation dans les paramètres de l'atelier, SoftRepair vous donne une page publique dont l'adresse contient « /rdv/ » suivi de l'identifiant de votre atelier, et vos clients y choisissent un créneau libre. Chaque réservation arrive chez vous comme une demande à accepter ou à refuser, et le client est prévenu par email. La prise de rendez-vous en ligne fait partie des fonctions du plan Pro+.
Activer la réservation et régler ses créneaux
Dans Paramètres, « Informations », le bloc « Réservation en ligne » contient l'interrupteur « Activer la prise de RDV en ligne » : les clients réservent alors un créneau via un lien public, que vous copiez d'un clic pour le mettre sur votre site, vos réseaux ou votre signature de mail.
Vous choisissez ensuite les « Types de rendez-vous acceptés » : « RDV en boutique » (le client dépose l'appareil à l'atelier), « Intervention à domicile / extérieur » (votre technicien se déplace), ou les deux. Pour chaque type, « Configurer les horaires » ouvre les jours et heures d'ouverture, et vous réglez la durée d'un créneau (de 15 minutes à 2 heures selon le type). Il faut au moins un type activé, sans quoi la page publique affiche « Aucun créneau disponible ».
Ce que voit le client sur la page publique
La page « Prendre rendez-vous chez » votre atelier montre votre logo, puis déroule quatre étapes :
Vos coordonnées : prénom, nom, email, téléphone (facultatif), et le type de rendez-vous si vous en proposez deux.
Votre appareil : le type d'appareil (par exemple « iPhone 14 ») et la description du problème.
Choisissez un créneau : un calendrier, puis les « Créneaux disponibles » du jour.
Récapitulatif : le client relit tout et touche « Confirmer le rendez-vous ».
Les créneaux proposés viennent de vos horaires d'ouverture, moins ce qui est déjà pris : les événements du planning, quel que soit le technicien, et les demandes encore en attente. Un créneau passé ou occupé n'apparaît pas, et le serveur le revérifie à la confirmation. Si l'atelier a coupé la réservation, la page indique « Prise de rendez-vous indisponible ».
À l'envoi, le client voit « Demande envoyée ! » et reçoit un email « Demande de rendez-vous reçue ». Le message est clair : le rendez-vous n'est pas encore confirmé, l'atelier doit le valider. La réservation n'est donc jamais automatique : vous gardez la main sur ce qui entre dans votre journée.
Le choix de la fiche client : automatique ou par vous
À la réservation, SoftRepair cherche dans votre fichier si la personne existe déjà, par l'email ou par le téléphone (comparé au format international). Trois cas :
Aucune fiche ne correspond : SoftRepair crée une fiche « particulier » avec les coordonnées saisies.
Une seule fiche correspond sans hésitation : la demande y est rattachée. L'email prime sur le téléphone, car une adresse désigne une personne et un numéro souvent un foyer.
Plusieurs fiches possibles : la demande arrive sans fiche et c'est vous qui tranchez. Le client n'en voit rien.
Dans ce dernier cas, la demande porte la mention « Fiche à choisir ». En l'ouvrant, le bloc « Clients possibles » liste les fiches qui partagent le téléphone ou l'email. Vous cliquez sur « Rattacher » pour la bonne, ou sur « Créer une fiche client » si c'est un nouveau client. Pas de doublon à nettoyer après coup.
Traiter les demandes : accepter, modifier, refuser
Le gérant reçoit une notification pour chaque nouvelle demande. Elles se traitent dans le menu « Rendez-vous », rubrique « Demandes de RDV » (pastille du nombre de demandes en attente), avec les filtres « Tous », « En attente », « Acceptés » et « Refusés ».
Accepter : vous choisissez le « Technicien assigné », vous pouvez « Modifier le créneau » et ajouter des notes internes. SoftRepair crée l'événement dans le planning et envoie au client un email « Rendez-vous confirmé » (ou « Rendez-vous modifié » si vous avez changé l'heure).
Refuser : la raison, facultative, part dans l'email envoyé au client.
Client absent : si le client ne vient pas, vous marquez le rendez-vous « Client absent ». Le créneau est libéré et aucun email n'est envoyé.
Créer une intervention : depuis le rendez-vous accepté, vous ouvrez la fiche de réparation quand l'appareil arrive.
La veille du rendez-vous, un rappel par email peut aussi être envoyé au client, à condition que le module Email soit actif et que sa fiche autorise les notifications.
Poser un rendez-vous à la place du client
Un client appelle ou passe au comptoir ? Depuis sa fiche, l'action « Nouveau rendez-vous » utilise la même grille de créneaux. Vous choisissez l'appareil, décrivez le problème et le technicien. Le rendez-vous est confirmé immédiatement et le client en est informé par email, s'il en a un. Cette action demande que la réservation en ligne soit activée dans vos réglages.
Questions fréquentes
Le client doit-il créer un compte pour réserver ?
Non. La page est publique : le client saisit ses coordonnées et son créneau, rien de plus.
Puis-je limiter les rendez-vous aux dépôts en boutique ?
Oui. Vous n'activez que « RDV en boutique », et le choix du type disparaît pour le client.
Un créneau peut-il être réservé deux fois ?
Une demande en attente ou acceptée occupe son créneau, qui n'est plus proposé. À la confirmation, le serveur revérifie que le créneau est toujours libre.
Faut-il le plan Pro+ ?
Oui. La prise de rendez-vous en ligne, le calendrier et le rôle Secrétaire font partie du plan Pro+.
Pour ouvrir votre propre page de rendez-vous, SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours, sur chacune des offres.